Valérie Desmaisons-Bouthier, fondatrice de Perfectis Formations, experte dans l’accompagnement des instituts de beauté. Formatrice et créatrice de l’abonnement Perfect’Pro, conçu pour faciliter le quotidien des esthéticiennes.
L’organisation Mondiale de la Santé a défini en 2018, que le burn out était la 3è cause de maladie mondiale. En 2030, il est probable qu’elle arrive en 1ère place… Même si le terme est souvent utilisé à mauvais escient, il est évident que notre secteur d’activité n’est pas épargné par le surmenage professionnel.
Se sentir submergée par un planning rempli de rendez-vous, avoir le sentiment de courir partout, de ne pas avoir de temps à consacrer à sa stratégie d’entreprise, culpabiliser de ne pas accorder assez de temps à sa vie personnelle ; sont autant de facteurs qui vous font perdre en rentabilité et en efficacité.
Lors de nos coachings, nous constatons que ces problématiques reviennent systématiquement chez les esthéticiennes que nous accompagnons. Mais grâce à une méthodologie efficace, une organisation méthodique et une prise de recul, ces problématiques peuvent être améliorées et ainsi vous amener vers la sérénité dans votre activité.
UNE ORGANISATION MÉTHODIQUE
La première cause du surmenage est de travailler sans plan précis, se laisser porter en traitant les différentes tâches lorsqu’elles se présentent, sans les prioriser. Évidemment qu’il y a des urgences à gérer lorsque l’on est cheffe d’entreprise mais si toute votre organisation est cadrée, vous aurez aussi du temps accordé aux impondérables.
- Répartition du temps de travail
Pour être bien organisée, il faut tout d’abord répartir son temps de travail et son temps personnel. Nous n’avons pas toutes besoin du même temps personnel mais ce qui est certain, c’est qu’accorder plus de 50 heures/semaine à son temps de travail, n’est pas viable à terme.
Faisons un calcul simple :
Une journée fait 24h, à laquelle nous allons enlever 8h de sommeil donc il reste 16h de temps effectif/jour. Admettons que votre temps de travail soit de 8h/jour, cela signifie que vous accordez 50% de votre temps effectif à votre activité.
Dans cette journée de travail, il est primordial que vous vous accordiez une pause de 45 minutes à 1 heure afin de déjeuner, pratiquer une activité qui vous fait du bien mais cette heure ne doit pas être utilisée à rattraper un retard ou à travailler sur votre administratif. Vous observerez qu’en faisant une pause, vous serez plus efficace sur vos taches à venir. Donc même si ce temps ne génère pas de chiffre d’affaires et ne sert pas stricto senso à votre entreprise, il est vital pour le capitaine du navire : vous !
- Découper mes 8h de travail
Il est évident que vous n’allez pas accorder vos 8h de travail uniquement à l’activité en cabine. Si cela est valable pour vos employées, en tant que cheffe d’entreprise vous devez vous dégager du temps pour la partie opérationnelle et management qui font partie de l’activité d’une gérante d’institut de beauté. Donc, oui en termes de taux d’occupation, vous serez moins rentable que vos salariées et c’est normal !
Comme le dit l’adage : on ne peut pas être au four et au moulin. Vous devez donc arriver à vous dégager 1h/jour hors de cabine où vous ne devez pas être dérangée. A vous de voir si vous souhaitez avoir des plages de travail plus ou moins longues mais chez Perfectis Formations, nous invitons nos stagiaires à travailler par tranche de 2h, ce qui permet de mener une tache à terme et de ne pas avoir à y revenir. Donc vous pouvez choisir de travailler 2×2 heures et vous garder 1h pour de petites taches qui ne vous prendront pas beaucoup de temps ou pour gérer les urgences.
- Attention : ne commettez pas cette erreur !
Encore beaucoup d’esthéticiennes cheffes d’entreprise commettent cette erreur : gérer la partie opérationnelle entre 2 rendez-vous, sur leur jour de repos ou quand elles y pensent une fois de temps en temps… En 2025, vous ne pouvez plus travailler comme cela. En négligeant la partie opérationnelle de votre fonction, vous mettez à mal la rentabilité de votre entreprise et cette partie, personne ne la fera à votre place.
En effet, réfléchir à sa stratégie ne peut pas se faire entre 2 rendez-vous ou lorsque vous avez 5 minutes. Vous avez besoin de vous poser sans être interrompue, de réfléchir à ce que vous souhaitez et de mettre noir sur blanc vos aspirations. Alors, vous pensez certainement que ce temps de réflexion ne génère pas de chiffre d’affaires et c’est techniquement une réalité. Sauf que c’est ce temps de réflexion pris qui vous permettra d’avancer dans la bonne direction et d’atteindre vos objectifs donc de générer le chiffre d’affaires à la hauteur de vos ambitions.
METHODOLOGIE EFFICACE
Pour bien gérer votre planning il faut que vous mettiez en place une méthodologie. C’est-à-dire que vous devez vous créer des plannings d’organisation que vous pouvez suivre facilement et ainsi ne pas perdre le fil lorsque votre charge de travail s’intensifie.
- Bloquer du temps
La démarche n’est pas encore évidente pour bon nombre d’esthéticiennes mais il est absolument nécessaire de bloquer vos créneaux dans votre emploi du temps pour travailler votre partie opérationnelle. Cela fait partie de votre statut de cheffe d’entreprise et vous avez besoin de ce temps pour travailler efficacement.
Vous pouvez choisir soit de bloquer plusieurs créneaux dans votre semaine, soit de bloquer une demi-journée voire une journée complète si vous avez des équipes. Ce temps passé à travailler sur votre stratégie vous permet de planifier, d’anticiper et de vous assurer une certaine sérénité.
Si vous travaillez en équipe, c’est encore plus vrai. Vous devez faire des points réguliers avec votre personnel afin de vous assurer que vos objectifs ont bien été compris, que les process que vous avez mis en place sont respectés et que vos équipes se sentent à l’aise dans ce que vous leur demandez de réaliser. Donc, le temps que vous prenez avec vos salariés est toujours bénéfique car il permet de réajuster les curseurs régulièrement et de ne pas les laisser dans le flou s’ils rencontrent des problèmes.
- Préparer ses journées
Le deuxième point d’une méthodologie efficace est de préparer vos journées et cela est également valable pour votre équipe.
Prendre 15 minutes tous les matins pour rappeler l’objectif de la journée à vos salariés, permet à chacun de savoir où il va. Humainement, cela permet également de renforcer la cohésion d’équipe et que tout le monde sente que vous allez tous dans la même direction.
De plus, ce temps vous permet d’analyser votre planning journalier et de voir en fonction de vos rendez-vous, ce que vous allez conseiller à vos clients, comment vous allez pouvoir leur parler de telle ou telle prestation, leur demander leur retour sur le ou les produits vendus ou conseillés la fois précédente, etc… Ainsi, une fois en cabine vous savez ce que vous avez à faire, sans vous poser de questions et cela rendra vos échanges plus fluides. Bien-sûr votre personnel doit également faire cet exercice qui lui fera gagner du temps en cabine et facilitera les ventes.
- Prévoir des temps de pause
Lorsque nous recevons nos stagiaires en formation, il est fréquent que nous entendions : « ah non je ne prends pas de pause pour déjeuner, je n’ai pas le temps ». Je vous pose la question suivante : lorsque vos clientes vous disent « je ne fais pas de soin, je n’ai pas le temps », que pensez-vous intérieurement ? « le temps se prend, tout est une question de priorité, etc… ». Et bien il en va de même pour vous !
S’accorder un temps de pause, de respiration dans la journée est absolument indispensable pour garder l’énergie et la motivation tout au long de votre journée. Peu importe à quel moment vous vous octroyez cette pause et ce que vous choisissez d’en faire (déjeuner, faire une sieste, aller marcher, aller chez le coiffeur, pratiquer une séance de méditation ou assister à un cours de couture) mais vous devez prendre ce temps pour vous. Nous entendons trop également « ah oui oui, je bloque une pause dans mon planning ! Elle me permet de rattraper mon retard, de faire ma comptabilité ou de ranger l’institut. ». Alors, non votre pause doit vous servir à faire redescendre la pression, poser votre cerveau et votre physique pour aborder la deuxième partie de votre journée de travail avec sérénité.
- Ajouter du temps à la suite de vos prestations
Enfin le dernier point essentiel dans cette méthodologie, c’est le temps supplémentaire que vous allez accorder à vos clients à la suite de leur soin. Si vous faites encore partie de celles qui enchaînent les rendez-vous, sans accorder de temps à vos clientes après leur prestation : il est grand temps de remédier à cela. Que ce soit pour un soin du visage ou corps, ce temps entre deux rendez-vous est nécessaire pour plusieurs raisons :
- Gérer le retard
Votre cliente peut arriver avec 5 minutes de retard et cela va forcément impacter votre temps de soin et vous apporter un stress supplémentaire. Si vous prévoyez un temps de pause entre vos clientes, cela vous permet d’avoir un créneau « tampon » qui ne vous met pas dans l’angoisse de faire attendre votre cliente suivante,
- Apporter un plus à l’expérience client
Proposer à votre cliente le temps de prendre une boisson à la fin de son soin, d’échanger avec elle sur la prestation qu’elle vient de recevoir participent à une expérience client réussie. C’est également une occasion formidable pour vous : vous avez le temps pour lui apporter vos conseils d’experte. En effet, ce temps d’échange vous permet de lui présenter votre carte des soins, de lui remettre une ordonnance de soins avec vos conseils. Vous possédez ainsi le temps nécessaire pour vendre des produits et/ou des prestations.
De plus, cela permet de ne pas avoir trop de clientes en même temps dans votre établissement, entre celles sur le départ et celles qui arrivent. Ainsi vous renforcez le sentiment d’exclusivité de votre cliente qui a rendez-vous car si vous êtes bien organisée, elles ne feront que se croiser voire elles ne se verront même pas.
- Améliorer votre panier moyen
Prendre le temps de recueillir les impressions de votre cliente, de lui conseiller produits et/ou prestations n’est jamais du temps perdu ou pas rentabilisé. Allouer 15 à 30 minutes supplémentaires à la fin de vos prestations soin vous permet d’améliorer votre rentabilité car ces minutes vous servent à vendre davantage. Imaginez qu’en 15 minutes, vous vendiez un produit à 30€ et que vous reprogrammiez un rendez-vous pour une prestation à 40€. Vous aurez alors généré 70€ de chiffre d’affaires supplémentaire en seulement 15 minutes ! Soit un coût/minute de 4,60€.
- Gagner en sérénité
En vous accordant du temps de conseil, vous gagnez également en sérénité. Fini le stress des rendez-vous qui s’enchaînent, où vous finissez par faire les choses de manière automatique, sans prendre vraiment de plaisir dans votre travail. Ce temps de pause vous permet d’être pleinement avec votre cliente sans être pressée par le prochain rendez-vous qui arrive. En effet, rien de plus désagréable pour vous et votre cliente que d’avoir le sentiment d’être pressée par le rendez-vous suivant.
Cela permet enfin de garder une certaine confidentialité dans vos échanges avec vos clientes et renforce ainsi leur écoute active de vos conseils.
UNE PRISE DE RECUL
Bien organiser son temps de travail permet enfin de s’octroyer un espace de réflexion propice à la prise de recul. En effet, vos journées sont bien remplies et les rendez-vous s’enchaînent mais vous avez besoin d’un sas de décompression pour analyser vos chiffres, redéfinir vos objectifs et vous assurer que vos équipes avancent dans la direction que vous avez fixée.
- Prévoir un espace de réflexion
Pour être dans une réflexion active, vous avez besoin de temps, d’un espace calme dans lequel vous ne serez pas dérangée par le téléphone qui sonne, une cliente qui vient acheter des produits ou une employée qui vous pose une question. La réflexion permet donc d’analyser et de prendre des décisions de manière sereine.
- Ne pas être dans l’émotionnel
En effet, lorsque l’on est prise par plusieurs choses à la fois ou dans l’urgence d’une situation, le risque est de réagir dans l’émotion. Lorsque l’on est chef d’entreprise, les émotions ne sont souvent pas bonnes conseillères et nous font trop souvent prendre des décisions qui n’ont pas été réfléchies. Cela nous conduit dans la majeure partie des cas à commettre des erreurs stratégiques qui peuvent parfois coûter cher à l’entreprise. C’est pourquoi, prévoir un temps de qualité pour réfléchir de manière factuelle, analyser ou mettre en place des actions est indispensable.
- Se positionner en chef d’entreprise
Même si les prestations représentent la plus grosse part du chiffre d’affaires d’un institut de beauté, on ne peut pas se limiter à celles-ci pour faire progresser son entreprise. L’aspect stratégie et communication reste la boussole qui permet d’emmener votre entreprise là où vous le souhaitez en fonction des objectifs que vous vous définissez au préalable. Se dégager du temps pour ces tâches, signifie prendre de la hauteur et endosser le costume de chef d’entreprise. C’est comme cela que vous assurerez la pérennité de votre activité.
Bien s’organiser demande du temps car cela remet souvent en question notre façon de fonctionner tant sur le plan professionnel que personnel. Vous verrez que ce que vous pensiez confortable, ne le sera peut-être pas. Vous modifierez alors ce que vous aviez établit et qui vous paraissait la meilleure option. Mais ce qui est certain c’est que vous allez très vite comprendre l’intérêt de s’organiser et vous vous direz « mais pourquoi ne l’ai-je pas fait plus tôt ? ».
Adopter une méthodologie vous permettra de gagner en rapidité et en efficacité. Créez des plannings en fonctions de vos différentes tâches (journalières, hebdomadaires, mensuelles) qui vous permettront un suivi pas à pas pour être certaine de ne rien oublier. Cela vous permettra à terme d’automatiser certaines tâches et de vous faire gagner du temps sans vous éparpiller.
Enfin, n’oubliez pas qu’en plus d’être esthéticienne vous avez fait le choix de l’entreprenariat. Cette fonction vous oblige à considérer votre entreprise dans sa globalité et donc de prendre des décisions stratégiques pour atteindre vos objectifs. Etre bien organisée vous permettra de faire vos choix de manière analytique et réfléchie et vous évitera bien des écueils.
